Wanneer mensen nadenken over het werk als Virtual Assistant, focussen ze zich vaak als eerste op de technische kant van het vak. Ze vragen zich af of ze websites moeten kunnen bouwen, ingewikkelde automatiseringen moeten begrijpen of ervaring moeten hebben met allerlei systemen waar ze misschien nog nooit van hebben gehoord.
Dat is eigenlijk heel logisch, want als je online kijkt naar andere VA's lijkt het soms alsof iedereen expert is in tientallen verschillende tools en softwareprogramma's. Toch heb ik in de praktijk ontdekt dat technische kennis vaak niet de doorslaggevende factor is waarom klanten voor je kiezen.
Sterker nog, veel van mijn klanten zijn ooit bij mij terechtgekomen omdat ze iemand zochten die overzicht kon creëren, afspraken nakwam en ervoor zorgde dat zaken daadwerkelijk werden opgepakt. Natuurlijk helpt het als je technische vaardigheden hebt of bereid bent die te leren, maar de eigenschappen die ondernemers het meest waarderen zijn vaak verrassend menselijk.
Organiseren en structuur aanbrengen
Als er één vaardigheid is die vrijwel iedere succesvolle Virtual Assistant bezit, dan is het wel het vermogen om structuur aan te brengen in een situatie waarin alles door elkaar loopt.
Ondernemers zijn vaak ontzettend goed in hun vak, maar tegelijkertijd hebben ze meestal meer ideeën dan tijd. Daardoor ontstaan er losse notities, onafgemaakte projecten, taken die blijven liggen en systemen die niet optimaal worden gebruikt. Juist daar kun je als VA enorm veel waarde toevoegen.
Veel klanten ervaren al rust wanneer ze weten dat iemand overzicht houdt, meedenkt en ervoor zorgt dat belangrijke zaken niet tussen wal en schip verdwijnen. Dat lijkt misschien vanzelfsprekend, maar is voor veel ondernemers een enorme opluchting.
Communiceren is belangrijker dan je denkt
Een andere vaardigheid die vaak wordt onderschat, is communicatie.
Ik bedoel daarmee niet alleen foutloos Nederlands schrijven of netjes een e-mail beantwoorden, maar vooral duidelijk communiceren, verwachtingen managen en klanten op de hoogte houden van wat er gebeurt.
Niets is zo frustrerend voor een ondernemer als iemand die dagenlang niets laat horen terwijl er een deadline aankomt. Andersom ervaren klanten vaak enorm veel vertrouwen wanneer ze weten dat je proactief communiceert, vragen stelt wanneer iets onduidelijk is en eerlijk bent wanneer je ergens meer tijd voor nodig hebt.
Goede communicatie voorkomt niet alleen misverstanden, maar zorgt er ook voor dat klanten graag met je blijven samenwerken.
Problemen oplossen zonder af te wachten
Wat mij persoonlijk misschien wel het meeste heeft geholpen in mijn bedrijf, is dat ik niet snel in problemen denk.
Wanneer er iets misgaat op een website, een koppeling niet werkt of een klant ergens tegenaan loopt, probeer ik eerst zelf een oplossing te vinden voordat ik het probleem terugleg bij de klant.
Dat betekent niet dat je alles zelf moet kunnen oplossen, maar ondernemers waarderen het enorm wanneer je meedenkt in mogelijkheden in plaats van alleen problemen signaleert.
Juist die proactieve houding maakt vaak het verschil tussen iemand die taken uitvoert en iemand die echt onderdeel wordt van een bedrijf.
Flexibiliteit en leergierigheid
Toen ik begon als Virtual Assistant werkte ik met heel andere systemen dan vandaag.
Sommige programma's die ik nu dagelijks gebruik kende ik destijds niet eens. MailBlue, Plug & Pay, ManyChat en verschillende websitebouwers zijn allemaal voorbeelden van systemen die ik onderweg heb geleerd omdat klanten ermee werkten.
Dat is precies waarom leergierigheid zo belangrijk is in dit vak.
De online wereld verandert continu en iedere klant werkt weer net iets anders. Wanneer je openstaat om nieuwe dingen te leren en niet bang bent om uit te zoeken hoe iets werkt, kun je jezelf blijven ontwikkelen en steeds meer waarde bieden.
Betrouwbaarheid blijft de belangrijkste vaardigheid
Als ik terugkijk op alle klanten waarmee ik de afgelopen jaren heb gewerkt, dan denk ik dat betrouwbaarheid uiteindelijk belangrijker is geweest dan welke technische vaardigheid dan ook.
Klanten willen erop kunnen vertrouwen dat je doet wat je zegt.
Dat je reageert wanneer dat nodig is.
Dat je deadlines haalt.
Dat je zorgvuldig omgaat met vertrouwelijke informatie.
En dat ze niet continu hoeven te controleren of iets wel gebeurt.
Dat klinkt misschien simpel, maar juist daarin onderscheiden veel succesvolle Virtual Assistants zich.
Je hoeft niet alles al te kunnen
Misschien lees je dit blog omdat je overweegt om Virtual Assistant te worden en twijfel je of je wel genoeg vaardigheden hebt.
Dan wil ik je vooral meegeven dat vrijwel niemand begint met een volledig pakket aan kennis en ervaring.
Ik in ieder geval niet.
Veel vaardigheden ontwikkel je onderweg, terwijl je werkt met klanten, nieuwe systemen leert kennen en steeds meer ervaring opdoet. Wat veel belangrijker is, is dat je bereid bent om verantwoordelijkheid te nemen, nieuwe dingen te leren en ondernemers echt verder te helpen.
Want uiteindelijk zijn dat de eigenschappen waar klanten het langst voor blijven terugkomen.
En precies dat zijn vaardigheden die je vandaag al kunt ontwikkelen, ongeacht hoeveel ervaring je op dit moment hebt.
Reactie plaatsen
Reacties